Snel bestanden delen en samenwerken in Microsoft Office

Dave Excel, Word 0 Reactie

In Microsoft Office 2016 en 2019 is er een nieuwe knop die delen van bestanden zeer eenvoudig maakt. De knop Delen.

Delen in Word
Bestanden delen in Word
Delen in Excel
Bestanden delen in Excel

Via de knop delen kan je een bestand opslaan in OneDrive. Hier kan je ook kiezen wie het bestand kan bekijken of bewerken. Gebruikers hebben geen extra software of accounts nodig. Zelfs als je collega’s geen Excel te beschikking hebben, kan nog steeds via de browser gewerkt worden.

Opslaan in OneDrive
Bestanden delen met OneDrive

Nu is het bestand gedeeld. Als je hebt ingesteld dat collega’s ook het bestand kunnen bewerken, dan kan je ook op hetzelfde tijdstip in dit bestand werken

Andere gebruiker
Andere gebruikers

Je kan dan in real time volgen wat andere gebruikers aanpassen in het bestand

Real time aanpassingen
Aanpassingen van andere gebruikers

Microsoft Office heeft de afgelopen jaren hard gewerkt aan het stroomlijnen van samenwerken en volgens onze mening zijn de daar al goed in geslaagd.

Outlook taken maken in OneNote

Dave OneNote, Outlook 0 Reactie

OneNote is een ideale tool om tijdens vergaderingen notities te nemen. Zo kan je bijvoorbeeld een vergaderverslag maken en actiepunten opstellen. Maar wist je dat je deze actiepunten ook rechtstreeks als taken in Outlook kan toevoegen?

Begin met een eenvoudige lijst op te stellen in OneNote

Selecteer dan de items die je als taak in Outlook wil invoegen. Onder het tabblad Start vind je de optie Outlook taken.

Taak toevoegen

Kies eenvoudig een einddatum en de geselecteerde items worden meteen als taak in Outlook toegevoegd.

Taken in Outlook

Je kan deze taken zowel in Outlook als in OneNote voltooien. OneNote en Outlook houden voor jou alles up-to-date.

Wij kunnen alvast niet meer zonder.

Geen geneste ALS/IF meer?

Dave Excel 0 Reactie

Ben je het beu om steeds geneste ALS/IF functies te maken? Loop je vast op al die haakjes? Goed nieuws! Er bestaat nu een nieuwe functie in Excel de IFS of ALS.VOORWAARDEN functie.

Opmerking: Deze functie is beschikbaar op Windows of Mac als je Office 2019 hebt of als je een abonnement op Office 365 hebt.

In het volgende voorbeeld willen we het resultaat van enkele studenten berekenen volgens de volgende voorwaarden

Leeg voorbeeld excel

Lager dan 10: Niet geslaagd
Tussen 10 en 14: Voldoende
Tussen 14 en 16: Goed
Tussen 16 en 18: Zeer goed
Meer dan 18: Uitmuntend

Je kan dit natuurlijk doen met een ALS/IF functie. Maar omdat je in een ALS/IF slechts twee mogelijke uitkomsten hebt, zal je dus gebruik moeten maken van een geneste ALS/IF als we onze verschillende resultaten willen verkrijgen.

=IF(H5>18;”Uitmuntend”;IF(H5>=16;”Zeer goed”;IF(H5>=14;”Goed”;IF(H5>=10;”Voldoende”;”Onvoldoende”))))

Dit zorgt voor een functie met veel haakjes en is niet altijd even goed leesbaar.

We kunnen dit voorbeeld ook oplossen met ALS.VOORWAARDEN/IFS. In deze functie kan je tot 127 scenario’s toetsen en hierbij een resultaat geven.

=IFS(H5>18;”Uitmuntend”;H5>=16;”Zeer goed”;H5>=14;”Goed”;H5>=10;”Voldoende”;H5<10;”Onvoldoende”)

Resultaten IFS

Je krijgt hetzelfde resultaat maar met minder haakjes en een stuk minder complex.

Wij zijn alvast fan!

Automatisch e-mail onderwerp kleuren

Dave Outlook 0 Reactie

Wil je e-mails visueel onderscheiden? Met voorwaardelijke opmaak kan je het onderwerp van e-mails automatisch kleuren.  Onder het tabblad Beeld vind je de optie Weergave-instellingen

Kies vervolgens voor de optie Voorwaardelijke opmaak. Hier zie je onder meer ook een regel staan voor nieuwe e-mails. Outlook maakt hier dus zelf gebruik van.

Via Voorwaarden kan je instellen aan welke voorwaarde een e-mail moet voldoen om gekleurd te worden. Via Lettertype kan je vervolgens de kleur instellen.

Nu zal elke e-mail die aan die voorwaarde voldoet automatisch gekleurd worden.

Afgeleid door constant e-mail verkeer?

Dave Outlook 0 Reactie

Je kent het wel, je krijgt een hele dag e-mails waardoor je constant bent afgeleid. Met Outlook kan je zelf bepalen wanneer je e-mails ontvangt.

Klik op de tab Verzenden/Ontvangen en klik op Offline werken.

Zolang je offline werkt, ontvang je geen e-mails en kan je je concentreren op je belangrijke taken. Ondertussen kan je mails beantwoorden, afspraken inboeken en je taken afwerken.  Let wel, zolang je Offline werken hebt geactiveerd worden mails ook niet verzonden.

Klik nogmaals op Offline werken om terug mails te ontvangen en te verzenden.